留守電に残すメッセージで必要な、重要なひとこと。

2015年 6月 11日 (木)

デスクワーク

telshinagara_memowosuru
※写真の女性は私じゃありません、念のため。 (こんなに肌きれ~じゃないし…。)

さて、フリーランスのデスクワーカーな私は、キホン机にまるかじりな状態でしごとをしておりますが、時には来客があったり、洗い物をしたり、お手洗いに席を立ったり、うさぎを眺めたり、昼寝をしたり、散歩に行ったりして、電話に出られない状況というのが少なからずあるわけです。

そんな時のために留守電サービスを契約しております。
その留守電には、色々な人が色々なメッセージを残してくれます。
そして、それを聞く私は少しだけ思うことがありまして・・。

今日は、そんな留守電に残された、私あてのメッセージを少しだけご紹介したいと思います。

まずは、がっかりなセールスの電話

◯◯会社の、担当△△です。
本日は、0120-☓☓☓-☓☓☓よりお電話いたしました。
またあらためてお電話させていただきます。

留守電メッセージで自己紹介だけされるって・・。
セールスの電話とはいえ、そちら様もそれなりの時間を費やしているのなら、フリーダイヤルを読み上げる代わりに用件を簡潔にお話されてはどうですか?って思います。
わざわざ留守電センターに接続して、預かりのメッセージがこれでは正直がっかりです。

続いて、よくあるうんざりなコレ

◯◯です!
折り返し電話くれますか?

この人は、もし私がその場で電話に出れた場合、「折り返し電話くれる?」っていう用件を言うつもりだったのでしょうか。おそらく違うと思うんですよね。きっと、何か話したいことがあって電話してきたと思うんです。

まるで、「電話に出ないのはそっちに非があるのだから、すぐに連絡してちょーだい!」とでも言わんばかりです。

せっかくかけてきてくれたのなら、どんな用事なのかを留守電に残してくれたらいいのに。そのための留守電なのになぁ・・。って思います。

言葉は丁寧ですが・・

◯◯会社の、担当△△です。
お手すきの時にお電話ください。
よろしくお願いします。

この方も用件を言わずに、ご自分の”要求”のみを言っています。
言葉は丁寧でも、自分のことしか考えてないのがよーく分かります。

電話というツールは、相手の都合などお構いなしに、かける側が一方的に時間を拘束するという側面をもっています。相手が電話に出ないからといって、自分の都合に合わせてもらえないことに対する不満をもつこと自体、ナンセンスです。

「もう!せっかく電話したのに、なんで出ないんだ。すぐに連絡よこしてよ!」という不満がこのメッセージに表れてしまっています。

留守電にメッセージを残すのであれば、それを聞く相手のことも考えて、有意義にビジネスが進む内容を入れてほしいものです。

留守電にメッセージを残しただけなのに、好感度アップ!

◯◯です。お世話になります。
昨日の△△さんの件でお電話しました。
またあらためてお電話します。

短い時間の中で挨拶もきちんとされて、とても簡潔で、しかも間違いを避けるためでしょう、「昨日の・・」と付け加えているあたりが、仕事に対する心構えが違うなって感じます。

それと、「お電話ください。」ではなく、あくまでも自分から一方的にかけているのだから「あらためてお電話します。」という姿勢に、相手を思いやる気持ちをもった人なんだなと思うと、このメッセージひとつで好感度アップです!

あらためてお電話がきちゃう前に、急いでかけ直さないと!と思わせてくれるメッセージです。

必要なのは、この一言!

◯◯の件で、お電話しました。

留守電メッセージを受け取る側としては、自己紹介をしてほしいわけでもなく、一方的な押し付けや命令をされたいのでもなく、あいにく出れなかった電話の”用件”を聞いて、すぐにでもとるべき対応を取りたいのです。

相手との主従関係や、急を要する場合など、状況は様々ですので一概にいえないですが、通常業務の中での、電話のやり取りであるならば、外せないひとことではないかと思います。

もし、用件を言うのが面倒だったり、電話に出てくれないのが不満であるのなら、メッセージを残さない選択もあるのです。

ついでに言うと・・

留守電メッセージを聞くにも電話代がかかるんですよねぇ〜。自己紹介を聞かされるだけでも少しばかりのお金がかかってしまうんです…。



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